Личный кабинет
Статьи

Приходный кассовый ордер: назначение, правила заполнения и образец

2026-01-11 16:20 ККТ

Что такое приходный кассовый ордер — и действительно ли он вам нужен

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это установленные правилами документооборота форма фиксирования поступления наличных денежных средств в кассу организации. Документ утверждён приказом Минфина России № 52н и имеет унифицированную форму по ОКУД 0310001. ПКО обязателен при всех кассовых операциях, когда деньги вносятся физическими или юридическими лицами в кассу компании.
Ордер выдается кассиром в одном экземпляре, подписывается получателем денег и сопровождается квитанцией, подтверждающей факт поступления средств. Используется он как внутри компании (например, при возврате перерасхода сотрудником), так и во взаимодействии с контрагентами — например, при внесении клиентом наличных за услуги или товары.
Нужен ли ПКО при онлайн-кассе? Не всегда. Если вы работаете по системе УСН и применяете онлайн-кассу с фискальными накопителями, закон разрешает не оформлять ПКО на поступление средств от покупателей физических лиц — достаточно кассового чека. Однако при поступлениях от организаций, перемещении наличных между головным офисом и филиалами, внесении учредительских взносов ПКО обязателен вне зависимости от наличия ККТ.
Кто обязан использовать ПКО:
  • ООО, АО, ПАО — при любых наличных поступлениях;
  • ИП — по желанию при работе с ККТ, но обязаны при учёте кассовых операций в рамках бухгалтерского учёта;
  • НКО, фонды, государственные учреждения — при приёме наличных взносов, пожертвований и иных поступлений вне банка;
  • Организации на патентной системе (ПСН) и ЕНВД — если ведётся кассовая дисциплина.
Что грозит за отсутствие ПКО? В 2025 году нарушение порядка ведения кассовых документов регулируется КоАП РФ (ст. 15.1) и может повлечь штраф: для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей, для компаний — от 40 000 до 50 000 рублей. Нарушение порядка обработки персональных данных (например, если в документе указаны паспортные данные физлица без соблюдения политики обработки) — отдельная юридическая ответственность.
Не путать с…
  • ПКО ≠ Кассовый чек: чек подтверждает продажу, а ордер — внутреннюю финансовую операцию;
  • ПКО ≠ БСО: бланк строгой отчётности применяется при деятельности без ККТ, но не заменяет ПКО внутри бухгалтерии;
  • ПКО ≠ Расходный кассовый ордер: последний используется при выдаче денег, а не при поступлении.

Обязательные поля ПКО: как заполнять пошагово (и где чаще ошибаются)

Форма ПКО утверждена как унифицированная — ОКУД 0310001. Она содержит обязательные поля, без которых ордер считается оформленным с нарушением. Бухгалтеры, в том числе с опытом, часто допускают критические ошибки при дате, основании или сумме.
1. Название организации

Полное наименование юридического лица или ФИО ИП — как указано в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом “Шина”».

2. Номер документа и дата составления

Нумерация сквозная, привязана к журналу регистрации. Дата — день фактического поступления денег. Нельзя заполнять ПКО задним числом.

3. От кого получены

ФИО физического лица или полное наименование компании. Если деньги внёс представитель — указывается лицо, передавшее средства по доверенности.

4. Основание

Конкретное основание операции. Примеры:

  • По договору № 21 от 15.02.2025 за оказание услуг;
  • Аванс по счёту № 17 от 12.03.2025;
  • Возврат остатка подотчётных средств от Иванова А.А.

5. Сумма — цифрами и прописью

«10000,00» и «Десять тысяч рублей 00 копеек». Несовпадение суммы — основание для признания документа недействительным.

6. Подписи

Подписывают:

  • Кассир — обязательно;
  • Главный бухгалтер — при его наличии;
  • Получатель денег — если другой сотрудник сдал;

7. Квитанция

Заполняется на отрывной части ПКО, содержит дублирующую информацию и передаётся сдающему деньги. Обязательно заверяется подписью кассира и печатью — если используется в компании.

Частые ошибки:

  • Указанное основание не подтверждено (например, указан договор, которого нет в пакете документов);
  • Нет подписи кассира или дата исправлена без слова «Исправлено» и подписи главбуха;
  • Ошибка в количестве нулей или копеек — особенно при заполнении вручную;
  • Нарушена политика обработки персональных данных — указали паспорт без соответствующих согласий.

С какими документами ПКО оформляют вместе:

  • Акт оказания услуг;
  • Накладная на передачу ТМЦ;
  • Заявление на возврат перерасхода подотчётным лицом;
  • Копия договора или заказ-наряд.

Образец ПКО 2025 + что изменилось в оформлении

В 2025 году форма ПКО осталась прежней — ОКУД 0310001, утвержденная приказом Минфина № 52н. Однако в организации документооборота появились обновления, связанные с цифровой обработкой документов, их регистрацией и допустимыми форматами.

Как не запутаться в форматах

Электронный документ: допускается в организациях, которые перешли на безбумажный архив и используют удостоверенные ЭЦП. Это возможно только при наличии внутренней политики обработки кассовых документов и регламентов по хранению электронного архива как юридически значимого.

Печать в 2025 году: если зарегистрировано общество (ООО), отсутствие печати не является нарушением, если в уставе указано добровольное её применение. Но для организаций с типовой отчётностью печать сохраняет силу визуального контроля для аудита и налоговиков.
Примеры ситуаций и как их оформлять в ПКО
  • Получение аванса от клиента: указывается клиент, сумма, назначение («Аванс по договору № 23»), чек прикладывается, но не заменяет ПКО.
  • Взнос наличности учредителем: основание — «Пополнение уставного капитала», важно — не путать с займом. При приёме таких средств — регистрируется также соответствующее решение участника.
  • Возврат перерасхода: сотрудник возвращает подотчётные средства, приложить авансовый отчёт + акт возврата. Основание — «Возврат остатка по авансовому отчёту № 17».

Образец ПКО 2025 для скачивания

Скачать актуальный бланк формы ПКО (ОКУД 0310001) в формате .doc и .pdf удобно с официального ресурса Минфина или сайта Федеральной налоговой службы России. Убедитесь, что в шаблоне присутствуют:

  • Графа для номера, даты и основания;
  • Место для подписи кассира и получателя;
  • Квитанция в отрывной части;

Можно ли обойтись без бумажного ПКО?

Да, если:

  • Организация использует ОФД и ведёт электронный документооборот,
  • Документы подписываются усиленной квалифицированной ЭЦП,
  • Прописаны внутренние инструкции по ведению кассовой документации в цифровом виде и соблюдена регистрация в архивной политике.

Для малого бизнеса это означает меньшую нагрузку по архивированию и хранению бланков, но требует соответствующей формализации обработки данных и прав доступа, в том числе к персональным данным физических лиц.

Итог: Скачайте утверждённый бланк, сравните свой процесс с актуальными требованиями и при необходимости обновите инструкцию по оформлению ПКО в своей организации.