Замена фискального накопителя и перерегистрация кассы

29 января 2019

Осуществите замену фискального накопителя (ФН), если срок его действия или объем памяти подошел к завершению.
При этом необходимо учитывать, что замена ФН сопровождается процессом перерегистрации кассы (ККТ).

Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:

Через личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС);
Через личный кабинет «Первый ОФД».

Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:

Убедитесь в необходимости замены ФН, узнав срок окончания действия ФН на кассе.
Убедитесь, что касса с вашим регистрационным номером (РНМ) состоит на учете в ФНС (во избежание потери ФН в случае снятия в ФНС ККТ с учета в одностороннем порядке).
Приобретите новый ФН.
Сформируйте на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя», используя инструкцию, соответствующую Вашей модели кассы. Убедитесь, что отчёт о закрытии архива ФН отправлен в ОФД (присутствует в личном кабинете ОФД)
Замените старый ФН на новый.
Сформируйте на ККТ «Отчет об изменении параметров регистрации» по причине замены ФН.
Полученный отчёт направить в ФНС и получить регистрационную карточку.

С 01.03.2025 действует упрощенный порядок перерегистрации ККТ: подавать в ФНС сведения по отчету о закрытии архива ФН и отчету об изменении параметров регистрации в виде документа, подписанного КЭП, не нужно. Достаточно убедиться, что отчет о закрытии архива ФН и отчет об изменении параметров регистрации успешно приняты в ОФД и переданы в ФНС.

Отправлять сведения по отчету о закрытии архива ФН и отчету об изменении параметров регистрации в виде подписанного КЭП документа через личный кабинет Первого ОФД или через ЛК ФНС потребуется в том случае, если от ФНС придет отказ по упрощенной регистрации. О факте отказа в упрощенной перерегистрации можно узнать в настройках кассы в личном кабинете Первого ОФД.

Примечания:

Проверить, не снята ли ККТ с учета в ФНС в одностороннем порядке, можно в ЛК ФНС. Если срок действия ключей фискального признака в ФН давно истёк, и касса длительное время не использовалась, ФНС могла снять ККТ с налогового учёта в одностороннем порядке. В случае если касса оказалась снята с учёта, необходимо произвести процедуру регистрации с получением нового РНМ.
Замена ФН производится до окончания его срока действия или объема памяти, потому что после этого события ФН блокируется и не дает сформировать на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя».
Перерегистрируемая касса обязательно должна быть зарегистрирована, активирована и находиться в режиме онлайн передачи данных в личном кабинете «Первый ОФД» (ЛК ОФД).
Перерегистрировать кассу, работающую в автономном режиме, а также со сломанным или утраченным ФН возможно только самостоятельно через официальный сайт ФНС (www.nalog.ru).

Предварительные действия

Выяснить срок действия ФН

Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:
- В разделе «События» в шапке сайта или на странице «Все события»
- Во вкладке «Статусы ФН» красным цветом выделены ФН, у которых срок действия менее трёх дней или его наполненность более 90%. Также в этой вкладке можно просмотреть все ФН, подлежащие замене в ближайшее время, при выставлении соответствующих фильтров: «Ресурс ФН менее 3 дней», «ФН заполнен более 90 %» или указав дату окончания срока действия ФН в фильтре «Дата окончания действия ФН».

Приобрести новый ФН.

В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.

Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН в статье «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку помогут специалисты «Первого ОФД». Обратиться к ним за помощью можно через чат на сайте, электронную почту или заказать обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки доступны на странице «Фискальные накопители».

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС

Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД.
Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый.
Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Отправлено в ФНС". Ожидание карточки регистрации.
На сайте nalog.ru в личном кабинете ФНС (ЛК ФНС) проверьте статус по вашей кассе.
Могут быть случаи, когда будет сформирован отказ в проведении перерегистрации по упрощенной схеме – тогда будет сообщение о необходимости провести перерегистрацию в ручном режиме. В этом случае запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН. Внесите необходимую информацию из отчёта о закрытии ФН, и отчёта об изменении параметров регистрации. После завершения процедуры перерегистрации в ЛК ФНС (перерегистрация подтверждена фискальным признаком из отчёта об изменении параметров регистрации, полученным от кассы) скачайте новую карточку регистрации с новым номером ФН;
Состояние кассы в ЛК ОФД изменится с «Отправлено в ФНС», «Ожидание карточки регистрации» на «Зарегистрирована». При условии стабильной работы службы на стороне ФНС это происходит автоматически, даже если у пользователя отсутствует КЭП и он осуществляет перерегистрацию ККТ посредством личного обращения в налоговую инспекцию.

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД

Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД.
Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый.
Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Отправлено в ФНС. Ожидание карточки регистрации.
Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» зайдите в настройки нужной кассы. В настройках выберите «перерегистрация». Затем на экране «Заявление для перерегистрации кассы в ФНС»укажите причину – «замена фискального накопителя».
Могут быть случаи, когда будет сформирован отказ в проведении перерегистрации по упрощенной схеме – тогда будет сообщение о необходимости провести перерегистрацию в ручном режиме. В этом случае запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН в личном кабинете Первого ОФД. Все сведения из отчета о закрытии архива ФН и отчета об изменении параметров регистрации будут автоматически заполнены.

Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП. После чего подпишите и отправьте данное заявление.
Нажмите «Подписать».
После обработки заявления на стороне ФНС и получения положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать сведения по данной кассе в ФНС.
При получении отрицательного ответа от ФНС касса перейдет в состояние «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» с указанием причины отказа. Исправьте недочеты, подпишите заявление и повторно отправьте в ФНС.

Что делать со старым ФН

Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.