Согласно № 54-ФЗ, необходимо использовать ККТ и формировать кассовые чеки в случае получения денежного аванса или предоплаты. Это правило распространяется как на зачёт, так и на возврат оплаты.
В этой статье будут ответы на вопросы:
- В каком порядке формируются чеки на аванс и зачёт предоплаты?
- В каком порядке формируются платёжки, которые закрывают данные по расчёту?
Определения
- Предоплата 100%: полная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара/оказания услуги;
- Частичная предоплата: частичная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара/оказания услуги;
- Аванс: предоплата в случаях, когда заранее нельзя определить перечень товаров/услуг/работ.
Аванс и предоплата: отличия
Предоплатой считается передача покупателем денег продавцу до получения товара, оказания работы или услуг. Этот платёж может быть полным или частичным.
Аванс — это аналог предоплаты. Различие заключается в том, что продавец не может перечислить точный список товаров или услуг, за которые получает платёж. При этом также выдаётся кассовый чек на аванс, но оформляется он иначе.
Виды аванса и предоплаты
| Вид реквизита | Что обозначает |
| 100% предоплата | Выдаётся чек на полную предварительную предоплату, которая осуществляется до покупки товара или оказания услуги |
| Предоплата | То же самое, что в первом пункте, главное отличие – по чеку производится не 100% предоплата |
| Аванс | Выдаётся в случаях, когда невозможно заранее определить объём товаров / услуг / работ |
| Полный расчёт | Происходит при полной оплате (также с учётом аванса и предоплаты) в момент получения клиентом товара/услуги. |
| Частичный расчёт и кредит | Ставится в случае частичной оплаты с передачей товара и его последующей оплатой в кредит |
| Передача в кредит | Осуществляется при передаче товара без его покупки с последующей оплатой в кредит |
| Оплата кредита | Переводятся денежные средства после передачи товаров / услуг / работ в кредит |
Чеки на предоплату и аванс могут быть представлены онлайн.
Как работать с авансами и предоплатами
При поступлении предоплаты или аванса пользователь ККМ формирует чек с пунктами «Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс».
При отгрузке товара или выполнении услуги делается закрывающий чек с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Последний признак не обязательно указывать в печатной форме чека, выдаваемого при отгрузке.
При последней оплате кредита нужно выбить чек, который закрывает данные о расчёте.
Расходы по доставке товара могут быть включены в предоплату. Либо покупатель организует доставку своими силами, если берёт эти расходы на себя.
Если клиент сначала внёс предоплату, а на оставшуюся сумму продавец предоставил заём, нужно пробить минимум три чека с соответствующими видам реквизитов.
Когда и кто формирует чеки на зачёт предоплаты и при отгрузке
Все компании и ИП должны применять ККТ на месте осуществления расчёта с покупателем (клиентом) и в момент осуществления предоплаты. Продавец пробивает чек в момент платежа с указанием его признака и передаёт покупателю.
Для разных способов оплаты существуют свои условия. Так, например, при безналичной оплате чек надо пробить не позднее дня, следующего за днём расчёта.
Описание особенностей расчётов
- Клиент переводит деньги на расчётный счёт поставщика
В данном случае зачисление необходимой суммы происходит не сразу, а спустя некоторое время (от 3 до 5 рабочих дней).
При этом, согласно п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно формировать не позднее рабочего дня, следующего за днём расчётов, но не позднее момента передачи товара. Поставщик может узнать о поступлении аванса из банковской выписки, которая доступна для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт.
Таким образом, он идентифицирует клиента с его заказом и сможет сформировать чек. Данные действия не нарушают требования закона.
- Продавец передаёт товар курьерской службе для доставки покупателю
Оформление чека на передачу товара является обязанностью курьерской службы, так как ККТ обязано использовать лицо, осуществляющее расчёты с покупателем (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Поскольку передача заказа в зачёт предоплаты относится к расчётам и этим занимается курьер, пробить кассовый чек должен именно он.
Однако чаще всего, закрывающий чек формирует продавец при передаче товара курьеру. Затем его либо направляют клиенту в электронной форме, либо передают через курьера в бумажном виде.
Аванс и предварительная оплата: отличия
Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.
Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак способа расчёта в таком случае не указывается.
«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. При этом в чеке указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.
Чеки на аванс и предварительную оплату: в чём разница
Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно, чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. Предоплата может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.
Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак способа расчёта в таком случае не указывается.
«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. При этом в чеке указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.
Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты
Продавец пробивает первый чек в тот момент, когда покупатель передаёт ему деньги: либо часть, либо полную сумму (при предоплате 100%).
Второй чек выдаётся при фактическом получении товара или услуги клиентом. При этом он указывает признак «полный расчёт». В сумме должно быть указано, что был внесён аванс или предварительная оплата.
Важно: наименование товара или услуги обязательно должно присутствовать во втором чеке, даже если в первом оно не указывалось (потому что был внесён аванс).
Когда используется один чек на все авансы
В некоторых случаях как организации, так индивидуальные предприниматели могут не пробивать чек по каждой предварительной оплате или авансу. Они могут воспользоваться послаблением — пробивать один чек на все авансы. Но так делать могут только налогоплательщики ограниченного круга видов деятельности:
- Проведение культурно-массовых мероприятий.
- Перевозка пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа.
- Предоставление услуги связи.
- Предоставление электронных услуг, перечисленных в ст. 174.2 НК РФ.
- Услуги управляющих и ресурсоснабжающих организаций.
- Оказание услуг охраны и систем обеспечения безопасности.
- Услуги образовательных организаций.
Один чек на все авансы оформляют по окончании расчётного периода, в течение которого она и принимали эти авансы. После окончания расчётного периода у организации есть ещё 10 дней на то, чтобы успеть оформить чек.
Зачёт аванса за покупки в интернет
Если оплата совершается в безналичной форме через интернет, то продавец не обязан оформлять бумажный чек. Он отправляет клиенту копию фискального документа по указанной клиентом почте/на номер телефона.
Что делать, если аванс или предоплату надо вернуть
Если покупатель хочет вернуть их, продавцу нужно сформировать кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода». При возврате предоплаты или аванса клиенту нужно составить заявление, в котором должны быть указаны его ФИО, данные паспорта и причина возврата.
Как отменить закрывающий чек на аванс?
Если документ уже пробит на кассе, вам нужно совершить следующие действия:
- Аннулировать его.
- Сформировать чек коррекции.
Как быть, если ККТ уже снята с учёта и нужно вернуть аванс покупателю?
Для этого нужно обратиться в банк, к которому прикреплён ЮЛ или ИП (где открыть расчётный счёт). Вам необходимо составить платёжное поручение и пробить чек. Только после этого возможен возврат аванса.
