Сегодня многие ИП (индивидуальные предприниматели) пользуются онлайн-кассой, которая удаленно передает фискальные данные в налоговую службу в момент расчета с клиентами. Процедура покупки/продажи в этом случае такая же, как и на обычной кассе, но с возможностью приема платежей удаленно. Еще более удобный вариант – облачный сервис, способный полностью заменить собой "стационарный". Как работает облачная касса, какие ИП могут ей пользоваться, и в чем заключаются ее плюсы?
Общая характеристика
Облачная касса – это удаленный вариант стандартной онлайн-кассы, предназначенной для приема платежей. Если вторая устанавливается у ИП (в офисе, на складе, предприятии, магазине) в виде физического, стационарного устройства, то первая – размещается в data-центре, и используется полностью удаленно. Таким образом, ИП не должен следить за исправностью аппарата, заполненностью фискального накопителя, обновлениями "прошивки" и т.д. За техническое состояние системы отвечает компания, предоставляющая услуги облачного сервиса.
С 2022 года, когда на онлайн-кассы перешло большинство ритейлеров, возможность осуществления онлайн расчетов становится все более удобной и выгодной. Ей пользуются курьерские службы, выездные специалисты (мастера, наладчики, и т.д.), транспортные и управляющие компании, и т.д. Все что нужно для установки и использования облачной кассы – оформление цифровой подписи ЭЦП, регистрация в ФНС и заключение договора с ОФД. После этого можно подключать вашу облачную кассу к сайту или воспользоваться приложением для мобильных устройств.
В чем отличия от обычной онлайн-кассы?
Обе разновидности – и "стационарная", и облачная – соответствуют требованиям федерального закона 54-ФЗ, и предполагают автоматическую отправку чеков в налоговую службу при приеме платежей. Только в первом случае аппарат устанавливается у вас (в офисе, на предприятии), а во втором – в data-центре. Есть еще два важных отличия:
- Облачная касса не работает с бумажными чеками, а присылает их в электронном виде: по e-mail или SMS;
- Облачным сервисом могут пользоваться не все ИП, а только те, которые реализуют товары и услуги выездным способом (на территории клиентов).
Многие предприниматели пытаются использовать сервис, не разобравшись, как работает облачная онлайн-касса. Например, она не работает (не доступна для оформления), если клиенты сами приезжают к вам в офис (в магазин, на склад), или расплачиваются не с курьером/исполнителем, а на расчетный счет организации.
Как работает онлайн-касса?
После оформления всех необходимых бумаг и получения разрешения от ФНС, предприниматель имеет право использовать зарегистрированную онлайн-кассу. Для этого используется специальное приложение, которое устанавливается на мобильные устройства сотрудников и дает им право получать платежи от клиентов с автоматической отправкой чеков/данных в налоговую службу. Общий алгоритм работы онлайн-кассы выглядит так:
- взятие облачной кассы "в аренду"
- регистрация в Личном кабинете
- скачивание и установка мобильного приложения
- использование приложения при работе с клиентами.
Вот один из наглядных примеров работы облачной кассы: специалист выезжает на объект, производит ремонт оборудования, и принимает оплату от клиента банковской картой – через программу для безналичных онлайн платежей. Деньги поступают на счет ИП, оператору (ОФД) отправляются данные о совершенной оплате, а тот, в свою очередь – отправляет их в налоговую инспекцию. При этом, участникам сделки не нужен ни терминал, ни банкомат, ни любое другое физическое устройство, кроме смартфона.
Для кого предназначена?
По федеральному закону 54-ФЗ, использовать облачную кассу может ограниченное число компаний и индивидуальных предпринимателей, а именно – те, которые:
- доставляют товары/продукцию "до двери";
- реализуют товары через интернет-магазины и вендинговые аппараты;
- предоставляют выездные услуги мастеров/специалистов (сантехников, ремонтников, наладчиков и т.д.);
- осуществляют пассажирские и грузовые перевозки.
Также в этот список попадают ЖСК, ЖК, ТСЖ и прочие управляющие компании, принимающие оплату удаленно. Яркий пример, как работает облачная онлайн-касса: пассажир расплачивается с таксистом не наличными, а картой: через мобильное приложение, и получает не бумажный, а электронный чек, имеющий такую же юридическую силу.
В чем преимущества?
Разобравшись в том, как именно работает облачная касса, вы можете начать ее использовать – при условии, что ваша деятельность не ограничивается законом 54-ФЗ. У облачного сервиса есть масса преимуществ перед "стационарным", и к ним в первую очередь отнесем:
- Предсказуемые затраты. Арендная плата за сервис всегда одинакова, и вы избавлены от дополнительных расходов на ремонт кассы, обновление ПО, замену фискального накопителя, и т.д.;
- Отсутствие поломок, и как следствие – простоев. Расположенная в data-центре, касса всегда находится в исправном состоянии и быстро восстанавливается даже после критических поломок;
- Возможность одновременного использования несколькими специалистами. Каждому из них (водителю, курьеру, наладчику и т.д.) не нужно выдавать собственный кассовый аппарат, и его облачная версия всегда доступна на подключенных смартфонах.
Что касается минусов, то он только один – невозможность использования облачной онлайн-кассы при торговле в помещениях. Так, она не подойдет для магазина, офиса, пункта самовывоза, склада и т.д. В этих случаях ИП должен выдавать клиентам бумажный чек и принимать оплату через стационарную онлайн-кассу.
