Что такое УСН и как она работает

2025-10-29 10:14 НДС

Что такое УСН — простое объяснение упрощённой системы налогообложения

УСН простыми словами: зачем нужна и как работает

УСН — это упрощённая система налогообложения. Её разработали специально для малого и микробизнеса, чтобы снизить для предпринимателей барьеры при ведении бизнеса и сократить налоговую нагрузку. Вместо сложной отчётности и длинного перечня налогов, на УСН применяются только один налог и простая схема его расчета.

Главное отличие УСН — минимум бюрократии. Если вы работаете на этом режиме, вам не нужно платить НДС (за редкими исключениями), налог на прибыль и налог на имущество по общим правилам. Всё заменяется одним налогом, который рассчитывается либо с доходов, либо с «доходов минус расходы» — в зависимости от выбранного вами объекта налогообложения.

У бухгалтеров и бизнесменов УСН ценится за:

низкие ставки: 6% с доходов или 15% с разницы между доходами и подтверждёнными расходами;
простую отчётность — одна декларация раз в год, ведение книги учёта (если вы не самозанятый);
возможность применять с первых дней компании без сложных процедур.

Вариантов у УСН два — «Доходы» и «Доходы минус расходы». Выбор зависит от характера вашего бизнеса: если расходов немного — выгодно платить с выручки 6%, если тратите много на материалы, зарплаты, аренду — может быть выгоднее платить 15% от разницы.

Кто может применять УСН: ограничения, условия, подводные камни

Перейти на УСН могут практически все индивидуальные предприниматели и организации, зарегистрированные в России. Но есть условия, при несоблюдении которых применять режим нельзя.

Годовой доход — не более 200 млн ₽ (по итогам отчетного периода);
Численность сотрудников — до 130 человек (включая парт-тайм и сезонных);
Доля участия других юрлиц — не более 25% (в уставном капитале);
Стоимость основных средств — не выше 150 млн ₽ (если вы ООО, организация);
Не должны быть филиалы — у организаций, применяющих УСН, их быть не может.

УСН запрещён для некоторых отраслей и видов деятельности:

банки, страховые компании, инвестфонды;
негосударственные пенсионные фонды;
ломбарды;
нотариусы и адвокаты, учредившие кабинеты;
компании, добывающие полезные ископаемые и другие крупные игроки экономики.

Проверь себя:

Вы ИП или ООО? — ✔️ Подходите;
Доход до 200 млн? — ✔️ Можно применять;
Нет банковской лицензии, сети филиалов? — ✔️ Подходит;
Ваш бизнес — клининг, маркетинг, онлайн-продажа, парикмахерская? — ✔️ Отлично сочетается с УСН.

Пример: если вы открыли студию дизайна, с командой до 10 человек и доходом 8 млн ₽ в год — УСН подходит. А если вы магазин с оборотом 210 млн ₽ и при этом продаёте подакцизный товар — не подойдёт: превышен лимит и запрещён товар.

Два пути: УСН «Доходы» или «Доходы минус расходы» — как выбрать

Упрощённая система предлагает два объекта налогообложения:

6% — с доходов;
15% — с разницы между доходами и подтверждёнными расходами (доходы минус расходы).

Как выбрать? Зависит от того, какую часть доходов вы тратите на текущие расходы и можно ли их документально подтвердить. Вот простая формула:

Если расходы составляют более 60–65% от дохода — выгоднее «доходы минус расходы».
Если меньше — лучше 6% с доходов.

Пример 1: Репетитор по математике. Доход — 80 000 ₽ в месяц, расходов кроме мобильной связи и Zoom почти нет. Расходов — менее 5%. Выбор очевиден — 6% с доходов: налог составит около 4800 ₽ в месяц.

Пример 2: Интернет-магазин электроники. Доход — 1 500 000 ₽ в месяц, расходы на закупку товара, маркетинг, логистику — 1 100 000 ₽. Расходы — ~73% от доходов. При УСН 15% налог будет около 60 000 ₽ в месяц вместо 90 000 ₽ по 6% ставке — выбор в пользу «доходы минус расходы».

Подходят к учёту расходов:

зарплата (в том числе страховые взносы работников);
аренда офиса и оборудования;
услуги доставки, подрядчиков, аутсорсеров;
закупка товаров для перепродажи;
реклама и маркетинг;
расходные материалы, сырьё, хостинг, лицензии ПО.

Важно: расход подтверждается договором и/или закрывающими документами (счета, акты, чеки, квитанции — обязательно сохраняйте).

Можно ли менять объект? Да, но не в течение года. Подать заявление на смену объекта можно до 31 декабря — вступит в силу с 1 января следующего года.

Резюме:

Почти без расходов или не хотите заморачиваться с подтверждением — выбирайте 6%;
Много закупок, подрядов, аренда — считайте и, скорее всего, выгоднее 15%.

Как перейти на УСН: пошаговая инструкция

Вы можете стать плательщиком УСН уже при регистрации бизнеса или по ходу работы. Главное — соблюсти сроки:

При регистрации ИП или ООО — подайте уведомление о выборе УСН не позднее 30 календарных дней после регистрации;
Если вы уже работаете на другой системе — можно перейти на УСН с 1 января следующего года. Уведомление нужно подать до 31 декабря текущего года.

Где подавать уведомление:

через личный кабинет на сайте налоговой;
на Госуслугах;
в бумажном виде при регистрации у нотариуса или по почте;
через онлайн-сервис банка (если ИП открывает счёт сразу).

Если не успели в срок — автоматически останетесь на ОСНО (общая система налогообложения): больше налогов, обязательный НДС, сложная отчётность.

Чек-лист: как перейти на УСН:

Решите, подходите ли вы под критерии УСН;
Выберите объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы»;
Подготовьте уведомление в установленной форме (форма № 26.2-1);
Подавайте его в налоговую в нужный срок — при регистрации или до конца года.

На что обратить внимание во время работы на УСН

УСН избавляет от громоздкой отчётности, но не освобождает от учёта. Предприниматель обязан вести определённые документы, соблюдать сроки платежей и подавать декларацию. Иначе — штрафы, блокировки счёта и даже утрата права применять УСН.

Что обязательно вести:

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — основной документ, где фиксируются все поступления на счёт и наличные, а также расходы (если выбран объект «доходы минус расходы»).
Платёжные документы: чеки, акты, накладные — для подтверждения расходов.
Учёт страховых взносов: за себя и за сотрудников.

КУДиР можно вести как в бумажном виде, так и через онлайн-сервисы или Excel-таблицу. Главное — она должна быть в актуальной форме и по итогам года распечатана, прошита, подписана и пронумерована.

Обязательно ли подавать отчётность? Да:

Декларация по УСН — сдается один раз в год до 30 апреля для ИП и до 31 марта для ООО.
Отчётность по взносам: ежеквартально формы в ФНС, а также в ПФР и ФСС (если есть сотрудники).
Форма 6-НДФЛ — если есть наёмные сотрудники.

Платить налоги на УСН нужно авансами каждый квартал:

До 25 апреля — за I квартал;
До 25 июля — за полугодие;
До 25 октября — за 9 месяцев;
До 31 марта/30 апреля — годовой платёж минус уже уплаченные авансы.

Квитанции и суммы для уплаты можно формировать через личный кабинет налогоплательщика или с помощью онлайн-сервисов ОФД и банков для ИП.

Что с кассой? Если вы принимаете оплату через наличный расчёт или онлайн-платежи от физлиц, касса по 54-ФЗ обязательна. Все фискальные данные должны отправляться оператору, а покупателю — предоставляться чек.

Если вы не ведёте КУДиР — будет ли штраф? Да, Налоговый кодекс предусматривает взыскания:

За неведение КУДиР или искажение данных — штраф до 10 000 ₽;
Если это привело к занижению налоговой базы — до 40% от неуплаченного налога;
За несвоевременную подачу декларации — от 5% за каждый месяц просрочки.

Совет: не оставляйте учёт «на потом». Даже при самых простых схемах бизнеса, налоговая при проверке будет требовать документы задним числом. Вести КУДиР раз в квартал — реальная практика для работающего на УСН ИП.

Последствия нарушений: штрафы и потеря права на УСН

УСН — не пожизненный контракт. Нарушили — и вы автоматически переходите на ОСНО с её непростыми налогами (НДС, налог на прибыль, имущество, сложная отчётность и электронные счета-фактуры).

Что считается нарушением:

Превышен лимит по доходам — 200 млн ₽ (ежегодно);
Превышена численность работников — более 130 человек;
Не подано уведомление о переходе на УСН в установленные сроки;
Не сдана налоговая декларация вовремя;
Занижена налоговая база или расходы включены неправомерно — в целях уменьшения налога.

Типичная ошибка: предприниматель превысил лимит по выручке в ноябре, но налоговую не уведомил, и продолжает платить по УСН. При камеральной проверке ФНС пересчитает ему налоги по ОСНО за всё с момента превышения + начислит пени и штрафы.

Таблица: вид нарушения — чем грозит

Нарушение	Последствия
Не подано уведомление о переходе на УСН	Останетесь на ОСНО, НДС обязателен, сложная отчётность
Превышен лимит по доходам (более 200 млн ₽)	Автоматический переход на ОСНО с месяца превышения
Не сдана декларация	Штраф 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки (не менее 1000 ₽)
Занижена налоговая база	Штраф до 40% от неуплаченного налога
Нарушения по КУДиР	Штраф до 10 000 ₽ + проблемы при камеральных проверках

Что делать, если вылетели из УСН?

Если лимит по доходам или численности превышен — вы автоматически переходите на ОСНО с начала следующего квартала после нарушения (или немедленно при доходе выше 200 млн ₽). Нужно:

рассчитать и уплатить налоги по ОСНО за период превышения;
сдать новую отчётность по требованиям ОСНО;
уведомить налоговую о переходе в свободной форме.

Важно: вернуться на УСН можно только со следующего календарного года. Но только если по итогам этого года соблюдены лимиты (обратно пересчитается база, численность, стоимость имущества).

Плюсы и минусы УСН: для кого удобно, кому не подойдёт

Плюсы УСН:

Простота расчётов и отчётности;
Низкие ставки: 6% или 15% вместо кучи налогов на ОСНО;
Без НДС (кроме случаев по желанию или при работе с НДС-юрлицами);
Нет обязательного расчёта налога на прибыль, имущество (в большинстве случаев);
Подходит для стартапов, микробизнеса, сервисных компаний и специалистов.

Минусы УСН:

Ограничения по доходу, численности, видам деятельности;
Расходы учитываются только документально;
Не всегда понятен учёт в моменте — обязательна КУДиР;
Если работаете с крупными компаниями с НДС — могут отказаться, так как вы НДС не выставляете;
Ограничения на совмещение с другими режимами и отсутствием льгот по определённым видам имущества.

Визуально:

Подходит УСН	Не подходит УСН
Малый бизнес с 1–50 сотрудниками	Филиальная сеть или доход > 200 млн ₽
Онлайн-магазины, мастера услуг, агентства	Банки, ломбарды, нотариусы, страховые
Работа через интернет, услуги, B2C	Торговля алкоголем, добыча полезных ископаемых

Подходит ли вам УСН? Ответьте себе:

Ваш доход укладывается в 200 млн ₽ в год?
Ваша компания — ИП или ООО без филиалов?
Вы не обязаны платить НДС?»
Расходов немного или вы готовы их документировать?

Если большинство «да» — УСН ваша система. Если наоборот — стоит рассмотреть альтернативы: ОСНО, патент или режим для самозанятых.

Что ещё важно знать: типичные вопросы об УСН

Можно ли совмещать УСН и патентную систему налогообложения?

Да, совмещать УСН и патент (ПСН) можно, но только если виды деятельности не пересекаются и соответствуют разным режимам. Например, ИП может предоставлять услуги репетиторства на патенте и одновременно вести розничную торговлю на УСН. Важно чётко разделять виды деятельности, учёт доходов — раздельно по каждому режиму.

Вывод: совмещение возможно, но потребует аккуратности в документах и учёте.

Можно ли применять УСН при сдаче недвижимости в аренду?

Да, сдача в аренду — разрешённая деятельность на УСН. Выбор между 6% и 15% зависит от расходов: если аренда передаётся без посредников и расходов мало — режим «доходы» выгоднее. Если же есть затраты на содержание, коммуналку, ремонт — может быть выгодна ставка 15%.

Совет: проверьте код ОКВЭД на совместимость с УСН и учитывайте, что арендаторы могут запросить документы по НДС — которого у вас не будет.

Что делать, если поменялся вид деятельности?

Если сменили сферу, особенно на ту, где УСН запрещён, — вы теряете право её применять с начала квартала. Обязательно проверить новые коды ОКВЭД и подать уведомление в налоговую. Если деятельность осталась в списке разрешённых — всё остаётся по-прежнему. Перепроверить можно через классификатор ОКВЭД на сайте ФНС.

Вывод: смена разрешённых направлений — без последствий. Запретных — автоматический переход на ОСНО.

Надо ли платить страховые взносы на УСН?

Обязательно. Даже если нет наёмных работников, ИП обязан платить за себя фиксированные страховые взносы:

в пенсионный фонд (ПФР);
в медицинское страхование (ОМС).

На 2024 год это:

45 842 ₽ в ПФР + 8 426 ₽ в ОМС — если доход до 300 000 ₽ в год;
Сверх 300 000 ₽ добавляется 1% в ПФР от суммы превышения, но не более 259 584 ₽.

Если есть сотрудники — нужно платить за них взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и сдавать соответствующую отчётность.

Итог: работая на УСН, вы — как плательщик налогов — обязаны платить страховые взносы вне зависимости от прибыли, даже при нулевом доходе.

Заключение: УСН — простая система, если разобраться

УСН — это реальная возможность для предпринимателя вести законный бизнес без бухгалтерского вуза и тысячной отчётности. Режим выгоден, прост в администрировании и экономит деньги. Но он требует внимательности:

знать лимиты и ограничения;
своевременно подавать уведомления и отчётность;
вести КУДиР и сохранять документы;
реально оценивать выгоду от объекта налогообложения.

Если соблюдать все условия, на УСН можно работать годами без штрафов и сложностей. Главное — регулярно перепроверять лимиты, не затягивать с платёжами и уметь считать свою налоговую выгоду.

Перед выбором УСН рекомендуем:

сделать расчёт по текущим доходам и расходам (например, с помощью калькулятора на сайте налоговой или у своего ОФД);
подобрать ОКВЭДы, подходящие для УСН (в открытых перечнях ФНС);
свериться с бизнес-идеей: насколько часто вы работаете за наличный расчёт, есть ли касса и фискальные данные.

Следующий шаг: открыть ИП или ООО и подать уведомление в течение 30 дней. Или — успеть до 31 декабря, если хотите перейти на УСН с нового года. При выполнении этих простых действий вы получите рабочую и удобную систему налогообложения, полностью законную и подходящую для большинства сфер малого бизнеса.

Если остались вопросы, изучите планы следующих публикаций:

Какие расходы можно учитывать при УСН 15%
Как вести КУДиР без бухгалтера
Когда стоит перейти на ОСНО: сравнение налоговых режимов

УСН — это не «упрощёнка ради простоты», а эффективный фискальный инструмент для малого бизнеса. Понимание его логики — первый шаг к уверенной работе и серьёзной экономии на налогах.