Переход на УПД в 2025 году: что нужно знать и как подготовиться

2025-10-24 09:54 ЭДО НДС

Новый этап: что меняется с переходом на УПД в 2025 году

Универсальный передаточный документ (УПД) — это единый документ, который выполняет функции одновременно акта (об оказании услуг или выполнении работ) и счета-фактуры. С 2025 года его применение становится нормой для большинства категорий бизнеса в России, в рамках усиливающейся цифровой трансформации документооборота и требований ФНС.

Ключевое отличие УПД от традиционных форм: если раньше компания обязана была оформлять два документа — счет-фактуру и, отдельно, акт или накладную, то теперь вся информация укладывается в один передаточный документ. Это снижает риски расхождений, облегчает проверку и упрощает юридическую силу взаимоотношений.

Сравнение: было – стало

Было: Счет-фактура + акт/накладная. Разные сроки, форматы, хранение. Необходимость двойной подписи.
Стало: УПД – один документ, единый ID, единые участники, единое подписание (в электронном формате).

Согласно письму ФНС от 25.10.2023 № СД-4-3/13865@, с 2025 года формат УПД в электронном виде будет признан рекомендованной, а со временем — обязательной формой для регистрации сделок в системе электронного документооборота. Применение утверждается в рамках формата ФНС ФНО 820 от 25.07.2023, а структура документа установлена ГОСТ Р 57099-2023.

Кто должен перейти на УПД в 2025 году:

Компании, участвующие в системе ЭДО — вне зависимости от регламентации внутри соглашений.
Субъекты госсектора (муниципальные структуры, ГУПы) — с обязательным форматом УПД при отгрузке товаров или оказании услуг.
Средний и крупный бизнес, работающий с НДС.

ИП без наемных сотрудников, а также бизнес на патентной системе налогообложения, вероятно, будут иметь отсрочку или не будут подпадать под обязательное применение. Точные исключения будут определяться дополнительными письмами ФНС. Но стратегия регулятора очевидна — сокращение типов используемых документов в пользу единого унифицированного формата для обработки и налогового контроля.

Микропримеры:

Если в 2024 году ваша бухгалтерия формирует в 1С отдельную накладную и счет-фактуру — с 2025 года это дублирование документов станет рисковым: достаточно будет одного файла УПД в XML-формате, подписанного УКЭП и переданного через ЭДО.

Что нужно учесть и на что обратить внимание бизнесу

ИТ и технические аспекты

Первым делом необходимо проверить, как изменится ЭДО. Большинство операторов (например, Диадок, СБИС, Контур) уже внедрили поддержку формата универсального передаточного документа по структурам ФНС. Однако стоит убедиться, что конкретная учетная система — будь то 1С, SAP или собственная ERP — может:

принимать, распознавать, экспортировать и подписывать УПД;
сохранять юридически значимый архив;
работать с форматами XML по схемам, утвержденным ФНС;
синхронизироваться с нужным API оператора ЭДО.

Если используется нестандартное ПО или самописные шаблоны, настройка формата потребует вмешательства программиста — особенно важно учесть это в бюджетировании на конец 2024 года.

Изменения внутри компании: процессы и регламенты

С введением УПД изменится маршрут документации в компании. Появляется необходимость:

пересмотреть регламенты согласования сделок: теперь бухгалтерия и юристы работают с одним документом, а не с двумя;
автоматизировать контроль подписания документа: чаще всего подписанным считается только тот УПД, у которого обе стороны удостоверили подписью УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись);
упорядочить архивы: УПД должен храниться в архиве ЭДО не менее 4 лет;
понятно расписать зоны ответственности: кто создает, кто подписывает, кто контролирует отправку и получение.

Пример: в компании «Рарус-Снаб» бухгалтер по-прежнему отправлял акт и счет-фактуру отдельными файлами по электронной почте. После внедрения УПД и обновления 1С, была изменена инструкция: теперь бухгалтер формирует и подписывает электронный документ УПД, а служба снабжения отвечает за контроль его получения через ЭДО-контрагента.

Типичные ошибки, которые приведут к вопросам от налоговой

Отсутствие обязательных реквизитов (например, номера ГТД, описания услуги без единиц измерения);
Нарушение требований к УКЭП и подписанию от имени контрагента;
Передача документа за пределами утвержденного канала ЭДО (например, через почтовый файл);
Несогласованность версий XML-схем: устаревшие версии часто не проходят валидацию.

Кто в зоне риска в компании:

Бухгалтерия — из-за ошибок в заполнении полей УПД;
Айти-отдел — если не обеспечена совместимость API с оператором ЭДО;
Юристы — при несогласованных формах документов, не признанных судом;
Склад — при дублировании бумажных и электронных маршрутов отгрузки.

Юридические и налоговые аспекты

УПД используется как официальный документ при налоговом вычете НДС. Его отсутствие или искажение — прямой повод для претензии ФНС. Основные реквизиты УПД утверждены письмом ФНС от 07.05.2021 № ЕА-4-15/6325@. Среди обязательных:

номер и дата документа,
ИНН и КПП сторон,
наименование и количество товаров/услуг,
ставка и сумма НДС,
основание и подписанты.

Если ваш поставщик остается на старом формате:

вероятен срыв дедлайнов по сдаче отчетности вследствие конфликта форм;
рекомендуется заключение дополнительного соглашения о переходе на УПД — начиная с IV квартала 2024 года;
для защиты — архивировать подтверждения, резервы контрагента, подписанные акты в ЕАС;
рассмотреть изменение партнера при систематических отказах следовать требованиям ФНС.

План перехода: по шагам, срокам и приоритетам

Проведите аудит: используемые шаблоны документов;
совместимость учетной системы с форматом УПД;
возможности текущего оператора ЭДО.

Назначьте ответственного: кто будет утверждать шаблоны УПД, актуализировать данные, тестировать документооборот.
Обновите технические ресурсы: доработка API, обновление УТМ, настройка шаблонов под XML-форматы по структуре ФНС.
Проведите обучение персонала: пригласите бухгалтера, программиста, логиста и юриста на сессию по УПД.
Запустите тестовую интеграцию: создайте 2–3 пробных документа, подпишите через ЭДО, проверьте в системах обеих сторон.
Перейдите в продуктивный режим: начиная с января 2025 — используйте УПД по всем операциям отгрузки и оказания услуг. Мониторьте ошибки и корректности на первых партиях.

Закладка буфера по времени:

не менее 30 календарных дней — на подписание соглашений с партнерами о переходе;
10–15 дней — на доработку учетной системы после аудита;
1 неделя — на формирование и валидацию шаблонов;
2–3 недели — на обучение и пробный обмен документами.

Внешняя поддержка: при необходимости подключите специалистов от оператора ЭДО, консультантов по 1С или внешнего налогового юриста. Многие компании (например, Тензор, Контур) предлагают бесплатные аудит-проверки и техподдержку для интеграции УПД в рамках действующего тарифа.